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Cosa sono e come funzionano i software di contabilità

Oltre alla gestione delle fatture elettroniche, consentono la conservazione sostitutiva

Ci sono strumenti all’interno del mondo del lavoro che risultano essere a dir poco irrinunciabili e insostituibili.
Ogni attività imprenditoriale, infatti, deve poter contare sul meglio che c’è sul mercato per quanto riguarda i programmi di gestione come i software di contabilità ordinaria che permettono, tra le altre cose, di dare vita alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.


 Cosa sono i software di contabilità 
Si tratta di programmi che aiutano il comparto amministrativo lungo le diverse procedure da osservare.
Ogni software di contabilità ha diverse peculiarità che, messe insieme, portano enormi vantaggi su diversi piani del business aziendale.
Innanzitutto i software di contabilità risultano essere decisivi per il risparmio economico e la semplificazione del lavoro all’interno dell’azienda.
Grazie a questi programmi, infatti, chi si occupa dell’amministrazione può lavorare più velocemente risparmiando anche tantissimo tempo e, di conseguenza, denaro.
Questo perché ogni processo viene digitalizzato e ciò, come detto, comporta un risparmio sia dal punto di vista tempistico che di costi per l’azienda.
 
Inoltre, i software di contabilità sono perfetti per offrire panoramica decisamente più chiara di quella che è la situazione aziendale, portando ad avere un miglior controllo sulle informazioni.
Grazie a questi programmi, dunque, migliora il lavoro all’interno del reparto amministrazione facendo sì che si abbassino i livelli di stress altrimenti elevati a causa di innumerevoli passaggi di consegna, della burocrazia e di tutti i documenti che circolano in ufficio.
 
Occorre, però, valutare bene durante la scelta del software di contabilità. Innanzitutto bisogna pensare a come lavora l’azienda e quali necessità ha in merito alle operazioni di amministrazione e di contabilità.
Quali saranno le funzioni indispensabili? Quali le esigenze operative dell’azienda?
Rispondendo a queste domande saremo in grado di scegliere il miglior software di contabilità.
 
 La conservazione sostitutiva 
Attraverso i software di contabilità, oltre alla gestione delle fatture elettroniche, è possibile effettuare la conservazione sostitutiva.
Si tratta di un processo che si serve di soluzioni informatiche per assicurare il valore giuridico del documento stesso a lungo termine, così come le caratteristiche di integrità ed autenticità. Con la conservazione sostitutiva, inoltre, si garantisce anche l’accesso e la leggibilità ai documenti informatici oggetto di conservazione.
Ciò avviene attraverso la capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati.
 
Ovviamente esistono alcuni requisiti da rispettare per dar vita alla conservazione.
Innanzitutto il formato deve essere in XML come richiesto dalla legge per questo tipo di fatture elettroniche.
Occorre, inoltre, che il documento sia provvisto di firma elettronica qualificata. Questo tipo di firma garantisce l’autenticità del documento identificando in modo univoco il soggetto che la emette.
La fattura, inoltre, deve essere inserita in un lotto di fatture da conservare per cui vale la stessa regola valida per la numerazione delle normali fatture.
In questo modo, dunque, si avrà la possibilità di accedere al documento richiesto in qualsiasi momento, rendendo il tutto più semplice ed immediato sia per quanto riguarda la gestione interna che per quel che riguarda eventuali controlli da parte delle autorità.

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