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Un primo passo sperimentale per semplificare il procedimento

Eventi su suolo pubblico: un unico modulo per presentare domanda a Trento

Organizzare sagre, mostre, eventi musicali, concerti, eventi culturali e sociali, eventi sportivi, spettacoli vari rappresenta spesso un cammino pieno di ostacoli.
Per aiutare gli organizzatori a trovare la strada giusta tra adempimenti, autorizzazioni, procedure e modulistica, nel 2014 il Comune ha pubblicato la Guida pratica per l'organizzazione di eventi e manifestazioni.
Partendo da quest'esperienza, l'assessorato alla semplificazione e la direzione generale hanno deciso di riprendere il percorso partecipativo con tutti gli attori coinvolti (servizi comunali interessati, associazioni, altri enti), per cercare di dare risposta alla richiesta di semplificazione del procedimento, anche in attuazione dei principi della riforma Madia.
A partire dallo scorso novembre è stata svolta un'analisi interna delle attuali modalità organizzative e procedure interessate nell'organizzazione di eventi, che ha coinvolto tutti i servizi comunali interessati, e avviato uno studio delle buone prassi a livello nazionale.
A gennaio, in un focus group a cui hanno partecipato dodici rappresentanti del variegato mondo dell’associazionismo (sportivo, culturale, giovanile, sociale) sono state raccolte criticità e proposte di miglioramento, attivando poi più fronti.
 
Per favorire una maggiore conoscenza della guida, è stata redistribuita la versione cartacea e trasmessa la versione digitale, già disponibile sul sito istituzionale, a circa cinquecento associazioni operanti sul territorio.
Per favorire l'organizzazione di eventi, è stata diffusa in città l'applicazione del nuovo accordo Anci Siae di settembre 2016, che prevede tariffe agevolate per eventi organizzati dal Comune o da associazioni che operano su incarico del Comune.
Per agevolare tutti coloro che organizzano eventi, spesso volontari, è stato promosso l'utilizzo dei servizi online Siae, abilitando il Comune alla loro fruizione e organizzando, in collaborazione coi rappresentanti Siae di Trento e del Triveneto, due corsi pratici dedicati alle associazioni, con la partecipazione di un centinaio di rappresentanti di oltre settanta associazioni.
Sviluppando poi la semplificazione già prevista nella guida del 2014, è stato ritenuto opportuno estendere a tutti gli organizzatori, non più solo ad associazioni senza fini di lucro e Onlus, la possibilità di rivolgersi ad un unico ufficio per tutti gli adempimenti di competenza comunale.
A partire da oggi è quindi disponibile sul sito istituzionale il nuovo modulo unico per l'organizzazione di manifestazioni ed eventi sul suolo pubblico del territorio comunale: uno strumento editabile per richiedere, con un'unica istanza presso un unico sportello, anche tramite posta elettronica, tutti i diversi adempimenti di competenza comunale necessari.
 
La domanda va presentata alla segreteria del corpo di polizia locale, ferma restando la possibilità di presentare la stessa all'ufficio parchi e giardini nel caso di manifestazioni che si svolgono su aree verdi o parchi: saranno poi queste strutture, competenti per la richiesta di occupazione temporanea del suolo pubblico, a trasmettere le ulteriori comunicazioni o istanze agli altri uffici competenti e a Dolomiti ambiente.
L'utilizzo del modulo unico consente di presentare un'unica istanza con un'unica marca da bollo, nei casi in cui è dovuta.
Il modulo è pensato per agevolare il percorso del cittadino nel complesso iter per l'organizzazione di un evento: comprende infatti tutti i possibili adempimenti di competenza comunale legati alla manifestazione (occupazione di suolo pubblico, autorizzazione per intrattenimenti musicali, somministrazione di bevande e alimenti, vendita al dettaglio, accesso alla Ztl, provvedimenti sul traffico) e facilita alcuni adempimenti di competenza di altri enti, fornendo link ad allegati utili, come la modulistica per la richiesta dei contenitori per asporto rifiuti, da inviare alla società Dolomiti ambiente.
L'utilizzo del modulo unico è introdotto in via sperimentale, per permettere ai cittadini di testarlo e di fornire suggerimenti per un suo ulteriore miglioramento, da trasmettere a semplificazione@comune.trento.it.
Il percorso di semplificazione prevede come prossimo passaggio l'aggiornamento e il miglioramento della versione online della guida, con la collaborazione di tutti gli enti pubblici coinvolti, per fornire ai cittadini uno strumento digitale, facilmente consultabile e completo, promuovendo, laddove possibile, una concentrazione della modulistica e l'inoltro della stessa tramite gli strumenti digitali.

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