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Musei, si va verso il coordinamento e la gestione associata

Nelle attività di marketing dovrà esserci sempre un'offerta museale integrata

E' un passaggio importante, per il sistema della cultura in Trentino, quello ratificato oggi dalla Giunta provinciale che - approvando la relativa deliberazione di Franco Panizza, assessore alla cultura, rapporti europei e cooperazione - ha dato il via libera alle direttive per il coordinamento delle iniziative e per la gestione associata dei servizi da parte dei Musei della Provincia.
Un passaggio, sottolinea Panizza, che trova la sua ragione d'essere nell'articolo 1 della legge sulle attività culturali laddove stabilisce espressamente che la Provincia orienta le proprie politiche culturali anche verso la «progettualità innovativa e la qualità del sistema culturale trentino, promuovendo l'efficacia e l'efficienza nell'organizzazione delle attività culturali».
 
«L'obiettivo dell'integrazione e della messa in rete degli enti culturali - commenta Panizza - va considerato un obiettivo strategico e le direttive intendono dare piena attuazione alla normativa sui musei della Provincia introducendo criteri di razionalizzazione sia per quanto riguarda le modalità organizzative e operative sia per quanto riguarda la riduzione della spesa.»
 
In particolare gli ambiti presi in considerazione sono: la comunicazione e la promozione dei musei e più in generale l'attività di marketing; il coordinamento e la programmazione delle attività; i servizi educativi; la gestione amministrativa generale, compresi i servizi aggiuntivi; la catalogazione.
Per ogni ambito sono stabiliti gli obiettivi da raggiungere e i tempi di realizzazione.
 
L’applicazione delle direttive interessano il Museo delle Scienze (MUSE); il Museo degli Usi e costumi della gente trentina; il Museo d’Arte moderna e contemporanea (MART); il Museo «Castello del Buonconsiglio, monumenti e collezioni provinciali.»
Al Servizio competente in materia di attività culturali toccano i compiti di coordinamento, di supporto e di verifica dell'applicazione delle direttive.
Ricordiamo che il testo delle direttive è stato oggetto di un approfondito confronto tanto con le direzioni dei Musei che con i presidenti e i membri dei vari consigli di amministrazione.
 
SCHEDA / Direttive per il coordinamento delle iniziative e per la gestione associata dei servizi da parte dei Musei della Provincia
 
 Comunicazione e promozione (marketing)
Le attività di comunicazione e di promozione e, più in generale, le attività di marketing, sono un elemento importante per far conoscere i musei e la loro attività.
Il marketing è il terreno di incontro tra la domanda e l'offerta di cultura che pone al centro i bisogni dell'utenza.
I musei istituiti per la raccolta, la conservazione e la tutela di materiale e di documenti storici, artistici, etno-antropologici, naturalistici, ecc., hanno il compito di valorizzare tale patrimonio, promuovendone la fruizione del maggior numero di persone.
 
La valorizzazione consiste in tutte quelle «attività dirette a promuovere la conoscenza del patrimonio culturale e assicurare le migliori condizioni di utilizzo e fruizione pubblica del patrimonio stesso, anche da parte delle persone diversamente abili, al fine di promuovere lo sviluppo della cultura» (Codice dei beni culturali e del paesaggio).
Non solo, i musei nella società contemporanea contribuiscono a diffondere la conoscenza nei vari strati della popolazione e non solo presso gli studiosi.
È in questo senso che il marketing diventa elemento di una strategia che vede nel museo uno degli strumenti fondamentali per promuovere la cultura, in ossequio al dettato dell'articolo 9 della Costituzione.
L'attività di marketing va considerata un investimento che ha bisogno di professionalità e competenze specifiche.
In questi anni i Musei della Provincia hanno creato, all'interno della loro organizzazione, settori dedicati e utilizzato risorse umane per svolgere questa funzione.
 
Per rendere più efficace ed efficiente questo settore nevralgico, anche nell'ottica della rete e dell'integrazione fra enti è necessario realizzare un unico centro di competenze e di coordinamento denominato «Centro intermuseale per il marketing» che si occupi, da una parte del marketing dell'intero sistema museale e dall'altra di promuovere le varie iniziative realizzando economie di scala, utilizzando anche le potenzialità del lavoro in rete.
Il centro non va inteso come una nuova entità organizzativa, ma una modalità operativa che ha come obiettivo quello di utilizzare in maniera più efficace ed efficiente le risorse esistenti.
Entro tre mesi dalla data di approvazione di queste direttive i musei della Provincia devono realizzare un «Centro intermuseale per il marketing» per la gestione di questa funzione cui affidare il compito di operare per tutto il sistema dei musei della Provincia e, in prospettiva, per tutto il sistema museale di cui all'art. 23 della legge sulle attività culturali.
 
Per ottenere i risultati attesi, soprattutto per quanto riguarda la promozione e il marketing del sistema nel suo complesso, si individuerà un budget specifico e vincolato, dedicato a questo, ricavato dai bilanci dei singoli enti.
Per la realizzazione di questo obiettivo, al Servizio competente in materia di attività culturali è affidato il compito di coordinamento e di supporto nell’elaborazione del progetto.
Nel progetto per il «Centro intermuseale per il marketing» dovranno essere indicati i rapporti organizzativi, soprattutto per quanto riguarda il coordinamento delle attività di comunicazione, nel solco di quanto si sta facendo con il Tavolo della Comunicazione, le risorse umane, strumentali e finanziarie e le modalità di regolamentazione dei rapporti fra i vari musei.
 
Nelle attività di marketing dovrà essere comunque ricompreso il progetto di un'offerta museale integrata per i musei della Provincia.
 
 Coordinamento e programmazione delle attività
La programmazione generale delle attività e delle iniziative sarà definita nell’ambito, della conferenza dei direttori e dei presidenti dei consigli d’amministrazione dei musei  di cui al comma 3 dell'art. 23 della legge sulle attività culturali.
I musei sono tenuti a dare piena attuazione a quanto deciso in sede di conferenza. 
 
La conferenza, secondo quanto stabilito dalle Linee guida per le politiche culturali della Provincia, «avrà il compito di predisporre un documento programmatico di azioni e di attività per raggiungere gli obiettivi di sistema. Il documento dovrà prevedere le iniziative, i tempi, le risorse messe a disposizione agli enti e i criteri per la verifica dei risultati. Il documento definirà anche le modalità di rapporto tra i musei del sistema e le realtà museali locali al fine di una loro maggiore visibilità, valorizzazione e integrazione nel sistema.»
 
I Musei devono tenere un costante raccordo tra loro per la programmazione delle attività e delle iniziative evitando sovrapposizioni di date soprattutto per quanto riguarda le inaugurazioni e le iniziative di comunicazione.
Per le finalità espresse in questo paragrafo l’Assessore competente convoca la conferenza almeno due volte all’anno.
 
 Servizi educativi
I Servizi educativi costituiscono una componente fondamentale dell'attività museale e pertanto anche per essi è necessario perseguire logiche di programmazione e di coordinamento intermuseale.
Le professionalità necessarie per la progettazione per l’esecuzione e la valutazione delle attività educative dei musei, al di là delle specificità relative agli ambiti disciplinari caratteristici delle istituzioni di appartenenza, condividono comuni intendimenti e basi educative.
Per questo e complessivamente per contribuire ad un costante miglioramento dell’offerta educativa dei musei, si dovrà operare mediante una più precisa e efficace opera di formazione, di circolazione delle idee delle informazioni e delle esperienze.
 
Inoltre, per migliorare ulteriormente il contatto e l’informazione tra musei e il mondo della scuola, si provvederà a produrre modi e strutture unitarie per la comunicazione, la gestione dei punti di contatto e di prenotazione.
Ciò potrà avvenire mediante l’adozione di strumenti unitari di presentare l’offerta educativa, sia mediante supporti cartacei sia informatici, l’adozione di un numero unico per le prenotazioni ovvero il progressivo miglioramento dei servizi on line.
 
Per perseguire questi obiettivi verrà costituita una struttura di coordinamento dei vari musei, la quale avrà anche il compito di proporre costanti azioni di formazione, criteri di selezione del personale, azioni di orientamento e di valutazione.
Tali azioni saranno svolte in stretta collaborazione con il sistema della formazione provinciale e dell’Osservatorio provinciale per le attività culturali, di cui all’art. 5 della legge provinciale sulle attività culturali.
 
I musei dovranno realizzare il coordinamento e le attività previste da questo punto entro sei mesi dall’approvazione di queste direttive.
 
 Gestione amministrativa
La legge provinciale sulle attività culturali e i regolamenti dei Musei della Provincia hanno definito un assetto organizzativo che presenta forte similarità, per quanto riguarda la gestione degli aspetti amministrativi, finanziari e contabili tra i Musei.
Pertanto, può essere presa in considerazione l'ipotesi di un'unica unità operativa che gestisca per conto di tutti i musei i settori amministrativi, finanziari, contabili e del personale.
Nella gestione amministrativa rientrano anche i servizi aggiuntivi e i servizi generali.
 
L'analisi organizzativa e l'elaborazione del progetto di gestione associata dei servizi amministrativo contabili dei musei sarà affidata ad un soggetto terzo rispetto ai musei stessi sotto la supervisione del Servizio competente in materia di attività culturali.
Il progetto dovrà tenere conto della complessiva riorganizzazione della Provincia e per questo sarà necessario il coinvolgimento della medesima struttura che ha elaborato tale progetto riorganizzativo.
 
Il progetto dovrà essere elaborato entro sei mesi dall'approvazione  di queste direttive e sottoposto alla Giunta provinciale entro il mese successivo, sentiti i Musei.
 
 Catalogazione  
La Provincia è impegnata nella definizione e messa in esercizio del Sistema informativo dei beni culturali (SBC).
L’investimento operato assicura da un lato il superamento dell’applicativo per la catalogazione attualmente messo a disposizione dei musei (Mouseia) e dall’altro consente di mettere a disposizione degli stessi una piattaforma tecnologicamente adeguata per esporre un livello di servizio comune.
 
In una prima fase i musei collaboreranno con il Dipartimento di riferimento, mettendo a disposizione il personale e le informazioni necessarie, per analizzare le situazioni in essere presso ciascuno di essi e per definire il percorso per l’integrazione in SBC, iniziando proprio con le funzioni di catalogazione del patrimonio museale.
 
Analogamente, al fine di consentire il superamento dei limiti tecnologici alla realizzazione dell’interconnessione tra i sistemi informativi museali e quello provinciale, la Provincia avvierà l’analisi presso i Musei delle piattaforme tecnologiche ed organizzative adottate per la gestione dei servizi di bigliettazione e prenotazioni visite.
 
Gli stessi renderanno disponibili le informazioni necessarie, collaborando poi alla definizione di una scelta comune.

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