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Trentino in digitale: «Serve un polo archivistico»

La pubblica amministrazione guarda a una gestione federata dell’archivio provinciale a partire dalle buone pratiche già in uso

Un polo archivistico digitale per il Trentino da realizzare nel prossimo futuro come previsto dalla legge provinciale 16 del 2012: questa è la risposta del sistema trentino che è emersa durante il convegno «L’archivio digitale tra accesso e conservazione» che s'è tenuto a Trento.
Organizzato dall’ANAI, Associazione Nazionale Archivistica Italiana - Sezione Trentino - Alto Adige, in collaborazione con la Provincia autonoma di Trento, l’Università, l’Azienda provinciale per i servizi sanitari e Trentino Network, dal convegno è emersa la necessità di conservare e accedere ai documenti della collettività.
 
«In Trentino – ha detto Sergio Bettotti, dirigente generale del Dipartimento Cultura, turismo, promozione e sport della Provincia autonoma di Trento – vanno fatte le opportune scelte per arrivare a un “cloud” della pubblica amministrazione.
«Un cloud capace di preservare tutti i documenti del vivere quotidiano, come referti medici, immagini diagnostiche, dichiarazioni ICEF, domande di contributi e, ancora, pergamene, riviste storiche e foto, ai quali poi si aggiungo i documenti “nativi digitali”, come - banalmente - una mail.»
 
«Il digitale – ha proseguito Sergio Bettotti, – ha aperto ambiti che, se non vengono affrontati, creeranno problemi. Il digitale, ad esempio, necessita della tecnologia che lo legge, non è come i documenti cartacei.
Ma i supporti tecnologici cambiano rapidamente, come i floppy disk ormai caduti in disuso.
«Nel 2012 c’erano 10 miliardi di dispositivi connessi nel mondo – ha poi detto Bettotti, – mentre nel 2020 si stima d’arrivare a 50 miliardi.»
Tutto ciò rende difficoltoso conservare documenti che ormai nascono come digitali, che non hanno, insomma, supporti cartacei.
«In Trentino vanno fatte le opportune scelte per arrivare a un “cloud” della pubblica amministrazione. Noi abbiamo bisogno di un polo archivistico digitale, vale a dire una struttura organizzativa, ancor prima che “fisica” e tecnologica, in grado di rispondere alle esigenze di digitalizzazione e conservazione dei vari soggetti del territorio trentino.»
 
Per fortuna in Trentino esistono esempi di buone pratiche a cui guardare per organizzare e gestire un archivio comune; si pensi al sistema di protocollo e gestione documentale federato trentino denominato «Pi.Tre», recentemente introdotto nella pubblica amministrazione.
«La gestione documentale è come una strada trafficatissima che deve essere ordinata – ha esordito Armando Tomasi, direttore dell’Archivio provinciale della Provincia autonoma di Trento – e in Trentino, oggi, ben 13mila utenti della pubblica amministrazione utilizzano un unico sistema gestionale, il Pi.Tre, che consente di far passare i documenti da un’unica porta d’accesso, che si occupa poi di gestirli, conservarli, smistarli e preservarli.»
 
Anche nella sanità la digitalizzazione ha fatto il suo importante ingresso, con progetti interessanti come il sistema TreC (Cartella Clinica del Cittadino Trentino).
«Il cittadino ha grandi vantaggi dall’uso dei nuovi sistemi digitali – ha spiegato Leonardo Sartori, Dirigente del Servizio sistemi informativi dell’Azienda provinciale per i servizi sanitari di Trento, – e infatti in Trentino già 27mila cittadini hanno aderito al sistema TreC e ora possono consultare on-line, senza alcun limite temporale, ricette farmaceutiche e/o specialistiche, pagare on-line e gestire il proprio diario della salute e - soprattutto - essere informato dell’analisi di un proprio referto.»
 
Per quanto riguarda poi le ricette sanitarie, l’Azienda sanitaria - prima in Italia - ha introdotto le ricette digitali.
«Con la dematerializzazione della ricetta – ha puntualizzato Sartori, – si mettono subito in relazione paziente, medico e farmacista attraverso il web.
«Fino ad oggi 150mila persone sono andate in farmacia senza ricetta cartacea. In tutto, il 62% delle ricette mediche oggi è in formato digitale. E questo accade solo in Trentino.»
 
Nella rivoluzione informatica degli archivi, naturalmente, non poteva mancare il mondo dell’impresa, un mondo che vive proprie specificità e necessità.
«Dal 1994 – ha spiegato Luca Filippi, vicesegretario generale della Camera di Commercio, industria, artigianato ed agricoltura di Bolzano – le Camere di commercio hanno cominciato a gestire in maniera unitaria il registro delle imprese, al quale deve iscriversi chiunque desideri avviare un’attività e, dal 2001, lo può fare in maniera digitale.»
 
Il registro delle imprese è pubblico e fotografa in tempo reale lo stato di benessere di un territorio: esso ha dunque una valenza importante per comprendere l’andamento economico di una provincia.
Ulteriore aspetto di innovazione è stata l’introduzione della firma digitale.
«Utilizzare la firma digitale – ha specificato Luca Filippi - non è poi così scontato. Ci sono ancora imprenditori che non usano le nuove tecnologie, ma lentamente siamo riusciti a introdurla.»
 
A creare qualche piccola difficoltà, tuttavia, subentra l’ambito normativo.
«C’è ancora incertezza – ha sottolineato Anna Simonati, docente di diritto amministrativo all’Università degli Studi di Trento – nella terminologia specifica degli archivi.
«Ad esempio, molto spesso il legislatore equipara gli accessi ai documenti, ai dati e alle informazioni, facendo confusione tra il concetto di dato e di documento.
«Va poi ricordato che garantire l’accesso al dato e all’informazione significa garantire un’intelligibilità anche perché il dato sta diventando un bene giuridico.»

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