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Come organizzare i documenti in ufficio, consigli utili

L'importanza e iI vantaggi di una gestione documentale ordinata nel momento in cui i documenti diventano smaterializzati

Come fare per organizzare i documenti in ufficio? Quando si ha un’azienda o un’attività questa è la prima domanda che ci si pone. Il flusso documentale prodotto da questo tipo di attività può essere decisamente importante, in base alla grandezza dell’azienda.
Tuttavia, quello che è certo è che si deve fare ordine per evitare di perdere l’accesso a documenti importanti per l’azienda, per il fisco, per un fornitore e così via.

In un’azienda servono ordine e precisione. Impossibile lavorare senza rispettare le regole che impongono di essere precisi in ciò che si fa e quindi anche nella conservazione dei documenti. Tutto deve essere organizzato in maniera ordinata e, per fortuna, negli ultimi tempi si ha la possibilità di sfruttare il processo di digitalizzazione che ha reso l’iter molto più semplice.

Si possono avere a propria disposizione dei software per la gestione documentale molto utili dato che il lavoro viene snellito non poco. A cosa servono? Ad avere tutti i documenti in ordine, a protocollarli, a renderli disponibili nello stesso tempo per tutti gli uffici o anche per i lavoratori in smartworking che non hanno la possibilità di accedere alla documentazione cartacea.

 I vantaggi di una gestione documentale ordinata 
Chi è alla ricerca di modi sempre nuovi per organizzare i documenti in ufficio deve innanzitutto conoscere quelli che sono i vantaggi di una gestione documentale ordinata.
Il primo, grande vantaggio è quello di avere tutto a portata di mano. Grazie alla digitalizzazione degli archivi si potrà cercare e trovare quello che si desidera con pochi clic.
Questo significa che non si dovrà più impazzire o organizzare vere e proprie cacce al tesoro per trovare dei documenti, magari più datati o andati persi.
 
Non solo. La smaterializzazione degli archivi riduce notevolmente l’utilizzo della carta e questo fa bene all’ambiente. Invece di fare 20 fotocopie di uno stesso documento si può avere accesso a un file e questo è un vantaggio che non si può non prendere in considerazione.
Infine, in questo modo non potranno perdersi documenti e si avrà sempre tutto a portata di mano, anzi a portata di clic. Si avrà anche la certezza di avere a che fare con documenti originali e non manipolati e questo ha una valenza molto importante, specialmente quando si tratta di aziende che operano in determinati settori.
 
Quali sono i documenti principali che ogni azienda deve conservare? Facciamo il punto della situazione così da dare un’idea chiara e precisa di quello che è importante.
Le aziende, che siano di piccole dimensioni o di grandi dimensioni, hanno degli obblighi per quel che concerne la conservazione dei documenti.
Nello specifico, si devono conservare fatture e scritture contabili per 10 anni, ricevute di pagamenti delle tasse per 5 anni, parcelle professionali per 3 anni.
Senza la possibilità di archiviare in maniera digitale questi documenti la possibilità di perderli è altissima.
 
Proprio per questo tutti dovrebbero dotarsi di ottimi software progettati proprio per venire incontro a tali esigenze.
In questo modo tutti i documenti più importanti, e non solo quelli, potranno essere conservati per il tempo necessario e potranno essere trovati con facilità o consultati all’occorrenza.
Un vantaggio di cui, oggi come oggi, è impossibile fare a meno, dato che in un’azienda si ha spesso l’esigenza di trovare questo o quello.

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