Software gestionali per la fatturazione elettronica
Cosa sono, perché usarli, come sceglierli in funzione alla propria attività
Se hai un’attività, che tu sia un libero professionista, una piccola impresa o una realtà strutturata, probabilmente ti sei già confrontato con la fatturazione elettronica.
Dal 2019 è diventata obbligatoria per la maggior parte delle partite IVA in Italia e ha cambiato completamente il modo in cui si emettono, ricevono e archiviano le fatture.
Ma non preoccuparti: non sei costretto a perdere ore tra file XML, codici complicati e portali dell’Agenzia delle Entrate.
Per fortuna, esistono i software gestionali per la fatturazione elettronica che ti semplificano la vita. In questo articolo ti spieghiamo cosa sono, come funzionano e perché dovresti usarli.
Cosa sono i software gestionali per la fatturazione elettronica?
Un software gestionale per la fatturazione elettronica è un programma, spesso basato su cloud, che ti permette di creare, inviare, ricevere e conservare le tue fatture elettroniche in modo semplice e veloce.
Non serve essere esperti di tecnologia: questi strumenti sono pensati per guidarti passo dopo passo. In pratica, tu inserisci i dati della fattura (cliente, importi, descrizione del servizio o del prodotto), e il software si occupa del resto:
● genera il file nel formato XML richiesto dalla normativa;
● lo invia al Sistema di Interscambio (SDI);
● gestisce le notifiche di consegna;
● archivia tutto a norma di legge.
Alcuni software offrono anche funzionalità aggiuntive, come la gestione dei preventivi, dei pagamenti, dei magazzini e molto altro.
Perché dovresti usarne uno?
Ecco i principali motivi per affidarti a un software gestionale:
● automatizzazione: non devi più creare file XML a mano o caricarli sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Il software fa tutto per te;
● riduzione degli errori: i dati vengono validati automaticamente, evitando errori di compilazione che potrebbero causare il rifiuto della fattura;
● archiviazione sicura e legale: le fatture vengono conservate digitalmente per i tempi previsti dalla legge, senza rischi di perdita;
● accesso da ovunque: con i software in cloud puoi lavorare anche da casa, in mobilità o dal tuo smartphone.
Questi strumenti possono essere utili a chiunque: freelance che emettono poche fatture al mese, piccole aziende che devono gestire centinaia di documenti e negozi online con esigenze specifiche legate all’e-commerce.
Alcuni strumenti sono estremamente semplici e pensati per chi ha poca dimestichezza, altri sono più strutturati e integrabili con CRM, gestionali contabili o software di magazzino.
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E per quanto riguarda il codice destinatario?
Un aspetto importante della fatturazione elettronica è il codice destinatario. È un codice alfanumerico che identifica il canale su cui ricevere le fatture elettroniche tramite SDI.
Se ti è stato assegnato un codice specifico, ad esempio 5RUO82D, e vuoi capire a cosa serve, come si usa e dove va inserito, puoi leggere questa guida al codice univoco 5RUO82D, che spiega tutto nel dettaglio.
Come scegliere il software più adatto?
Per scegliere il gestionale giusto devi valutare:
● quante fatture emetti al mese;
● quante persone devono accedere al sistema;
● quali funzioni ti servono (solo fatturazione o anche magazzino, pagamenti, CRM...);
● il tuo livello di confidenza con la tecnologia.
Se stai costruendo anche il tuo sito web e vuoi orientarti tra le varie tipologie, ti consiglio questa utile panoramica sui tre tipi di siti web tra cui scegliere quello giusto.
